November bijeenkomsten-maand: vakreferentenoverleg

Het Landelijk Overleg Vakreferenten Geschiedenis, zoals het vakreferentenoverleg officieel heet, vond dit keer plaats in Den Haag onder gezamelijk gastheerschap van de vakreferenten van het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek. Vakreferenten zijn mensen die op een bepaald vakgebied een bibliotheekcollectie vormen en ontsluiten. Andere benamingen voor deze functie zijn bibliothecaris, informatiespecialist, collectiespecialist. Vorige week dus de vakreferenten geschiedenis bij elkaar, vooral afkomstig van de univeriteitsbibliotheken maar ook van aanverwante wetenschappelijke instellingen zoals het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, Tresoar, de Koninklijke Bibliotheek (KB) en het Nationaal Archief.

Aan de orde kwam de Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (GOO). De GOO is oorspronkelijk ontwikkeld voor de inhoudelijke ontsluiting van wetenschappelijke bibliotheekcollecties. GOO is onderdeel van het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC) van OCLC; door deze constructie kan zowel de formele als de inhoudelijke ontsluiting gezamenlijk worden uitgevoerd. Er zijn echter plannen het GOO op te heffen en aan te sluiten bij internationale metadatastandaarden (zoals MARC 21) zodat makkelijker verrijkte records (met abstracts, inhoudsopgaven, social tags, trefwoorden) binnengehaald kunnen worden en de (inhoudelijke) ontsluiting niet meer handmatig hoeft te gebeuren. Zie hiervoor het project SLIM (SLuit Nederland aan op Internationale Metadata standaarden) en het rapport 'GOO 2.0 : van trefwoorden naar inhoud' van de stuurgroep GOO.

De vakreferenten zijn verdeeld over opheffen van de GOO. Hoe sluit je voor Nederlandse geschiedenis en cultuur aan bij internationale trefwoorden? Wat doe je dan met een typisch Nederlands trefwoord als Tachtigjarige Oorlog / Nederlandse Opstand? Aan de andere kant laat de GOO op sommige punten, met name bij de periodisering (waar expansie bij het zoeken ontbreekt), te wensen over. Uit recent onderzoek bij de KB (maar er zijn ook al oudere onderzoeken met dezelfde conclusie) blijkt bovendien dat gebruikers niet op trefwoorden zoeken en/of dat trefwoorden voor wetenschappers uiteindelijk te algemeen zijn. Natuurlijk spelen trefwoorden wel mee bij het zoeken in de zgn. all indexen, maar zouden de meegeleverde Library of Congress of Dewey trefwoorden daarvoor niet genoeg zijn? Momenteel verschilt de manier van uitvoeren van GOO overigens per instelling. Zo wordt bij het Nationaal Archief de GOO door de vakreferent uitgevoerd. In Leiden ook nadat deze taak enkele jaren bij de catalogiseerders had gelegen. Bij de UvA kennen de vakreferenten de GOO al in de bestelfase toe. Binnen de KB en VU wordt GOO door catalogiseerders uitgevoerd en binnen het IISG worden helemaal geen trefwoorden toegekend. Overeenstemming blijkt tenslotte over de waarde van gestandaardiseerde persoons- en geografische namen. Ook delen we de opvatting dat de GOO in de huidige vorm op den duur niet de toekomst heeft.

Wat verder o.a. nog ter tafel kwam waren de licenties op e-journals en databases. Hoe blijf je op de hoogte van nieuwe bestanden en hoe past de aanschaf en het beheer binnen de workflow? Uit de ervaring van enkele vakreferenten blijkt dat de aanwezigheid van een krachtige afdeling die zich uitsluitend of voornamelijk bezighoudt met alle werkzaamheden rondom digitaal materiaal, heel goed werkt.

We sloten de dag af met een plezierige rondleiding door collega Karijn Delen over de tentoonstelling 'Van hier tot Tokio' in De verdieping van Nederland, de gezamenlijke tentoonstellingsruimte van de KB en het Nationaal Archief. Volgende keer (voorjaar 2010) gaan we naar Tresoar in Leeuwarden waar we het resultaat van de verbouwing aldaar zullen aanschouwen.