Publicaties verstopt in archieven

Gistermiddag met vertegenwoordigers van Tresoar, Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB) Deventer, Historisch Centrum Overijssel, Aletta, Koninklijke Bibliotheek (KB) en OCLC bij elkaar gekomen voor de vraag 'Hoe krijg je tijdschriften, kranten en boeken die in het archief verborgen zitten toegankelijk voor het publiek?' Hierbij is een onderscheid te maken tussen publicaties die niet als zodanig of in heel algemene termen ('documentatie', 'gedrukt materiaal') in archiefinventarissen beschreven zijn en publicaties die je wel al met titel en auteur op archieven.nl of in een (digitale) archiefinventaris kunt vinden maar die het publiek toch niet makkelijk vindt omdat men voor het zoeken van een boek niet direct aan een archief denkt. Voor de selectie van de eerste categorie zullen archieven en hun archiefbibliotheken zelf in actie moeten komen. Voor de tweede categorie kan er misschien door systemen geharvest worden.

Het overleg ging geleidelijk aan over naar het idee van een vrij toegankelijke nationale bibliotheekcatalogus waar het GII-consortium (UKB,WSF-bibliotheken, VOB, + BRAIN?) mee bezig is, op basis van het GGC (Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem). Het voordeel van één nationale bibliotheekcatalogus is voor het publiek heel duidelijk. Zeker ook omdat die in verbinding staat met Worldcat en Google. Maar ook aan de 'achterkant' voor de bibliotheken is één catalogus erg handig, bij digitaliseringsprojecten en deselectie-overwegingen bijvoorbeeld.

De archiefbibliotheekcollecties zouden dan ook in GGC ingevoerd moeten kunnen worden, als éénmalige invoer of structureel. Interessante gedachten waar OCLC ook positief tegenover staat. Er bestaat een speciaal OCLC-pakket voor kleine bibliotheken waarmee tegen gereduceerd tarief in GGC ingevoerd kan worden. We hebben ook gesproken over het zgn. medische-bibliotheken-model (die als groep in GGC catalogiseren) en over het STCN-model waarbij bibliotheken in GGC alleen aan bestaande beschrijvingen gaan 'hangen' en het nieuwe catalogiseerwerk door GGC-geschoolde collega's uit het land laten doen.

Kortom een vruchtbare middag. Ik verwacht dat we in mei weer bij elkaar te komen om dan aan de hand van voorstellen van OCLC wat concretere plannen te kunnen maken.

Bij het Nationaal Archief overigens hebben we eind vorig jaar een klein beginnetje gemaakt met het zichtbaarder maken van gedrukte publicaties in de archiefcollectie. We zijn gewoon begonnen met het in de bibliotheekcatalogus vermelden van elke publicatie die ad hoc door medewerkers in het archief wordt aangetroffen. Bijvoorbeeld zo.